在公司里，不同的部門不同的人每天都在產生大量的文檔，技術方案、演示材料、設計圖紙、報告、照片、廣告視頻、合同、傳真、往來信函等等，然而，這些文檔卻分散在服務器、員工的PC機、筆記本電腦上，缺乏統一的管理，下面這樣的現象時有發生。

一、企業圖紙文檔管理問題

1.   設計圖紙很大很多，文檔難以集中管理、協同查看，想調用以前的設計文件，不知道存在誰的電腦中。

2.   員工離職或調崗后，項目的整體研究設計方案丟失、外泄，嚴重威脅到文檔安全。

3.   有人非法侵入至服務器中將重要機密文件拷貝帶走，導致行業機密外泄。

4.   資料存放在員工個人電腦上，電腦中毒、硬件損壞，導致文件全部丟失，影響工程進度。

5.   建筑產品生產地點不固定，項目組之間多人各自分工，信息交流不便，無法完成協同辦公。 

6.   數量龐大的圖紙,快速進行組織、歸檔、分類、查詢、檢索,已成為急需解決的問題。

7.   校核、審批圖紙仍延用傳統手段。因圖紙文件量大，使用QQ傳送占用帶寬，效率低下。文件傳輸的成本約占總成本的10%左右。

8.   圖紙預覽不方便，想查看內容時要逐個打開圖紙文件，有的大型文件打開速度緩慢，浪費工作時間。

9.   文件修改多次，版本混亂，修改痕跡不能保留，無法確定哪個是最新版本。

10. 無法記錄文檔的操作歷史，數字資料被惡意篡改無從追查，員工互相推卸責任。

彩虹EDM圖文檔管理軟件系統，能幫助企事業單位可以快速地保管公司已有的圖文檔資料，或者輕輕松松地通過任務流程管理散落在工作中的圖文檔工作成果；利用目視化工作看板和領導工作看板有條不紊地管理工作；自由自在地查詢、瀏覽、下載文檔信息；分享、借用文檔信息，以降低重復質量問題，提高工作效率。

二、解決方案

1、文件集中存儲

企業圖紙/文檔統一集中到EDM系統的服務器中，按照類Windows文件目錄管理企業各部門及各種類型的圖文檔資料，實現企業圖文檔資料的集中管理。

2、數據安全無憂

1、支持自定義備份策略，支持每天/每周/每月/指定日期自動備份

2、支持完整備份，支持差異增量備份

3、可通過internet進行遠程備份；

4、支持根據備份數據恢復及還原

3、全文索引與高級搜索

提供類baidu的查找方式，通過模糊查詢，可以迅速找到需要的圖紙文檔，可通過自定義數據庫屬性查找值，準確查找到自己需要的圖紙。

4、支持文檔審批流程

實現審批圖紙及技術文檔的在線審批，提高圖紙審批效率及節省企業打印成本。 

5、支持200多種圖紙格式瀏覽

內嵌瀏覽器，可瀏覽以200多種常用格式文件，支持2D/3D設計軟件，各種EDA及OFFICE軟件。