企業在激烈的行業競爭中更具競爭力，做好企業管理占了很大的比重，而企業管理中的“重頭戲”就是圖文檔管理，圖文檔管理是企業管理中極為重要的環節。但是大多數企業在運營中，企業知識資產積累成為了棘手的問題，因為企業在圖紙文檔管理中有十大困難。

難題一：難以做到圖文檔統一備份

在企業不同的部門每天都會產生的圖紙文檔，日積月累所產生的圖文檔數量也是越來越多，為防止文件的丟失，通常都會對圖文檔進行備份，但是圖文檔存儲分散在產同的部門、不同的員工存儲設備中，文件量極大，將所有電腦中的圖文檔一個不落的定期逐一備份，是幾乎不可能完成的。

難題二：重要的圖紙文檔安全得不到保障

許多的企業圖文檔缺少嚴格的保密措施。有時候有員工更替的時候，會出現公司有關的重要的圖紙或文件出現被復制、刪除、外泄的情況。因這些文件不論是相關還是不相關的人員都能直接拿來用，某些特殊情況下會的不良的人員，將公司商業機密文件拷貝帶走，再高價賣出給競爭對手，嚴重情況可能會給企業造成高達上千萬元的直接損失，間接損失更是不可計量。

難題三：圖紙文檔查找效率低

圖文檔查找難一直是企業的困擾。前面說到企業圖文檔存儲分散，忘記文件名或命名不規范。每天查找文件就需要花去大量的時間。辦公效率就會因此而降低很多，也在無形之中增加企業的成本。

難題四：紙質圖文檔保存不便

由于企業一直沒能實現無紙化管理。圖紙文檔的不斷堆積已經對環境造成了很大壓力。與此同時紙質圖文檔儲存需要占用大量的存放空間，還須做好防蟲、防火、防濕等防護工作。這個傳統的管理方式查找可以說是相當麻煩。部分公司實現半電子電化管理，在傳閱或歸檔整理時仍然會大量使用辦公紙張。如果文件損壞還需重新制作，無形上占用了更多的企業人力、時間資源。

難題五：圖文檔版本混亂

圖紙文檔在企業傳輸過程、使用的過程中難免要對圖紙文檔進行修改（包括如：合同、報價單、圖紙設計構造、方案等重要圖紙與文件），修改就會產生不同的版本，版本混淆造時常會出現用錯版本的情況出現，造成工作失誤，釀成不可估量的后果。比如：生產時用錯上一個版本的圖紙，造成的后果是不可逆的，浪費了大量的生產原料，還延誤了貨品的發交期。那么企業的經濟損失將是巨大的。

難題六：圖紙文件難以實現有效共享

企業分為不同的部門，而各個部門、項目組的人員之間，通常需要頻繁地交換、共享圖紙和文件。即便圖紙文檔都放在企業內部共享盤里，圖紙文檔檢索、管理的難度也很大，更另說圖紙分散的情況了，另外外出辦公的時候需要用到某圖紙文檔的時候，上傳下載的速度慢也是很煩人，而且傳輸安全得不到保障。

難題七：所有圖紙文件集中管理難

由于工作需要圖紙會在不同的電腦中產生和使用，每個員工的圖紙文件組織和命名習慣各不相同，哪些是重要的文件，哪些是無關的文件，都要查看整理。管理十分麻煩，企業圖紙文件得不到統一規范，就難以組織和重用。那么這些重要的文件也就喪失其價值。

難題八：圖紙文檔審批效率低

在企業的工作日常中圖紙文件流轉需要走流程，如果審批需要經過不同的多個部門時，需要逐個轉遞不同的審批人，但這往往需要很長的一段時間才能完成整個流程，企業遠程管理和圖紙文件流轉的成本約占總成本的10％左右，圖紙文件流轉的過程十分繁冗并且效率低下，影響工作進程，給企業帶來不必要的時間與成本的浪費。

難題九：圖紙文檔的變更歷史追溯困難

前面說到圖紙文檔的修改產生不同的版本，有時重要內容被誤刪除，無法恢復至之前版本，但是這些圖文檔由哪些人做過哪些操作都沒有記錄，工作失誤后責任相互推諉的現象嚴重。造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費人力與時間成本，或者重要機密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰做的，給公司帶來巨大的經濟損失。

難題十：標準化編碼難

圖紙文檔編碼是規范管理的開始。通過圖文檔編號讓其更具條理性，可以節省很多查找文件的時間。但是企業傳統的手動編碼，很難對所有圖文檔進行統一編號規范管理，因為文件量大樣式多，比如：不同的合同、表單、產品圖紙、文檔檔案等，常出現編號重復或錯誤，造成圖文檔錯認混淆，嚴重影響工作。

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